Шаблоны чек-листов
Чек-лист — инструмент для контроля, оценки качества исполнения бизнес-процессов / стандартов компании.
Вы можете создать шаблон чек-лист напрямую в MD Audit или добавить через импорт.
Управление шаблонами чек-листов
Меню с настройками шаблона чек-листа
Как скрыть неактуальный шаблон?
Как настроить свойства шаблона чек-листа
Как настроить доступ к редактированию чек-листа
Как переместить разделы и вопросы
Как настроить пользовательские варианты ответов на вопрос
Как настроить запрет на добавление фотографий из галереи для определенных бизнес-направлений?
Управление шаблонами чек-листов
Для управления шаблонами перейдите в раздел Проверки → Шаблоны чек-листов.
.
Значения параметров
|
Поиск шаблона чек-листа. |
 |
Справочник Категория чек-листов создан в системе, чтобы упорядочить шаблоны по тематике. |
|
По умолчанию отображаются только активные шаблоны чек-листов. Если убрать галочку, то в списке отобразятся также неактивные |
|
Добавление нового шаблон чек-листа с помощью Excel-файла. Подробная инструкция в статье. |
|
Добавление нового шаблона чек-листа. |
|
При нажатии на три точки в шаблоне чек-листа доступны следующие действия: |
Меню с настройками карточки шаблона чек-листа
Открывается при нажатии на кнопку Редактировать.
Используется для просмотра и редактирования шаблона чек-листа.
|
В этом блоке можно изменить название. Введите новое имя. Чтобы сохранить изменения, нажмите на появившийся после вводе текста зеленый значок. |
 |
В этом поле можно выбрать категорию чек-листа. По умолчанию блок может быть недоступен, за подключением обратитесь к менеджеру. |
 |
Режимы просмотра вопросов шаблона чек-листа По умолчанию отображаются вопросы по процессам. Дополнительно можно настроить отображение по зонам, переключив блок вправо. |
 |
В этом поле можно посмотреть количество вопросов в Процессе и скачать шаблон в excel. |
|
Редактирование шаблон чек-листа с помощью Excel-файла. Подробная инструкция в статье. |
|
Переключатель активности шаблона чек-листа. Вы можете деактивировать шаблон, тогда он не будет отображаться в общем списке по умолчанию. |
|
В этом поле можно быстро свернуть и развернуть вопросы в шаблоне чек-листа. |
 |
Удаляет выбранные вопросы |
 |
Перемещает отмеченные через чекбокс вопросы в Процесс/Зону. Подробная инструкция как создать зону в статье. |
 |
При нажатии открывается окно с добавлением вопроса в библиотеку процессов и выбора настроек ответов. |
|
При нажатии открывается окно со списком блоков процессов из библиотеки. Через него можно добавить уже созданные вопросы в шаблон чек-листа. |
 |
Позволяет выбрать, какие ответы на вопрос будут доступны проверяющему при проведении проверки. |
 |
При активации переключателя делает вопрос обязательным. Его нельзя будет пропустить или не дать ответ при заполнении. |
|
Вес вопроса используется для расчета оценки прохождения чек-листа. |
 |
При нажатии открывается окно с выбором процесса из библиотеки процесса или добавлением нового процесса в библиотеку процессов. |
Как создать шаблон чек-листа?
1) Перейдите в раздел Проверки → Шаблоны чек-листов.Чтобы создать новый шаблон чек-листа, нажмите кнопку Добавить
| Также можно добавить шаблон чек-листа через импорт файла Excel. Подробная инструкция в статье. |
Перед вами откроется экран создания шаблона чек-листа. Дайте ему название. Затем нажмите на Создать
Новый шаблон чек-листа отобразится в открывшейся панели в общем списке.
По умолчанию шаблон чек-листа создается пустым. Чтобы его заполнить, нужно нажать на три точки рядом с нужным шаблоном и выбрать Редактировать из выпадающего списка. Перед вами откроется блок шаблона для заполнения.
2) Выбираем процесс из Библиотеки процессов или создаем новый 
Инструкции по работе с Библиотекой процессов:
3) Добавляем и настраиваем вопросы в шаблоне чек-листа.
| Мы рекомендуем добавлять вопросы через Библиотеку процессов. Таким образом на этом этапе вы просто добавляете в шаблон чек-листа нужные вопросы |
Когда процесс уже создан, следующий шаг — нажать на кнопку Выбрать вопрос. Перед вами откроется окно со списком вопросов из Библиотеки процессов
 |
Поле для поиска вопросов среди вопросов открытого процесса. |
 |
Отмечает через чекбокс все выбранные вопросы для добавления. |
|
Снимает выбор со всех вопросов. |
|
Добавляет все отмеченные вопросы в шаблон чек-листа. |
После выбора нужных вопросов нажимаем Применить. Отмеченные вопросы добавятся в шаблон и перед вами откроется их список.
Таким образом вы можете добавить вопросы из процессов. При необходимости можно добавить вопросы из разных процессов.
Если вы добавили вопросы из нескольких процессов, то вопросы одного процесса в шаблоне чек-листа будут связаны одной категорией вопроса.
4) Настраиваем вопросы в шаблоне чек-листа.
Для того чтобы произвести настройку вопросов отметьте через чекбокс вопросы и нажмите  Перед вами откроется окно с 4 отдельными вкладками:
|
 Используется при оценке прохождения чек-листа.
|
 |
Настраиваем Ответ. Можно выбрать один из трёх вариантов. |
 |
Возможность применения ответа "Неактуально" задаётся на уровне настроек шаблона. |
 |
При отрицательном ответе на вопрос формируется задача на исправление. Если выбрать эту настройку, то задача не будет формироваться при ответе на этот вопрос. |
 |
При активации пункта делает вопрос обязательным. Его нельзя будет пропустить или не дать ответ при заполнении. |
 |
Нажимаем Сохранить и переходим к настройкам следующего или предыдущего вопроса |
 Используется при оценке прохождения чек-листа.
|
 |
Вес вопроса определяет его влияние на оценку. Чем выше вес вопроса, тем больше он влияет на итоговую оценку по проверке. |
 |
Если этот пункт активен, то при отрицательном ответе на выбранный вопрос оценка по всему процессу будет равна нулю, вне зависимости от ответов на остальные вопросы. |
 |
Если этот пункт активен, то при отрицательном ответе на выбранный вопрос оценка по всему чек-листу будет равна нулю, вне зависимости от ответов на остальные вопросы. |
 |
Нажимаем Сохранить и переходим к настройкам следующего или предыдущего вопроса. |
 |
Для работы с задачей выбираем исполнителей и наблюдающих (не обязательно) выбрав Бизнес-направление или пользователя. |
 |
При отсутствии включателя будет задан норматив по умолчанию. Норматив — это количество дней для исправления, который задается для задачи на основе этого вопроса. |
 |
Срок исполнения задачи по этому вопросу. В этом блоке можно указать отдельное значение для каждого вопроса. По умолчанию отображается число дней, которое выбрано в настройках системы: Настройки ->Проверки |
  |
Для исправления задачи выбираем Приоритет с градацией из четырех уровней (Срочный, высокий, средний, низкий) |
 |
Эта настройка определяет, будут ли вложения обязательны в задачах по проверкам, использующим этот шаблон. Доступны три варианта:
|
 |
Нажимаем Сохранить и переходим к настройкам следующего или предыдущего вопроса. |
 К каждому вопросу в качестве примера "как должно быть" можно добавить фотографию или текстовый комментарий
|
5) Назначаем шаблон чек-листа.
Для начала работы с шаблоном чек-листа его необходимо назначить группе пользователей или бизнес-направлениям, которые будут его использовать при проверке.
Настройка назначения шаблона чек-листа находится в блоке меню «Шаблоны чек-листов» на вкладке «Назначить группу получателей». Открывается при нажатии на строку таблицы с нужным шаблоном чек-листа.
Как настроить свойства шаблона чек-листа
Чтобы настроить свойства шаблона, найдите нужный шаблон в списке и перейдите на вкладку Свойства.
| Режим отображения проверок |
Параметр отвечает за отображения проверок по Процессам/Зонам |
| Подключенные справочники |
При нажатии на этот пункт появится список созданных справочников. Выберите необходимый справочник для проведении проверки по шаблону чек-листа. Подробная инструкция как создать справочник в статье |
| Критерии прохождения проверки |
При нажатии на этот пункт появится меню с настройками критериев прохождения проверки,где вы сможете выбрать:
|
| Доступ к редактированию шаблона |
При нажатии на этот пункт появится меню с настройками доступа, где вы сможете указать, какие пользователи смогут редактировать шаблон. При этом в профиле пользователя должен быть активен параметр Редактирование назначенных шаблонов. |
| Обязателен комментарий в задачах по проверке |
Параметр отвечает за обязательность комментария в задачах, которые будут созданы на основе отрицательных ответов в проверке.СЮДА ДОБАВИТЬ |
| Комментарий проверяющего |
Для комментария можно выбрать параметры:
|
| Ответ “Неактуально“ (Н/А) |
Для доступности варианта ответа в шаблоне можно выбрать параметры:
|
| Обязательность вложений в задачах по проверкам |
Это свойство чек-листа определяет, будут ли вложения обязательны в задачах по проверкам, использующим этот шаблон. Доступны три варианта:
|
| Требуется согласование |
Активирует последующее согласование проведенной проверки. Согласование — это промежуточный этап между проведением проверки и получением окончательной оценки аудита. Подробнее о настройке можно прочитать в статье. |
| Разрешить менять параметр "Требуется согласование" вручную |
При активации настройки согласование проходит на усмотрение проверяющего. При создании проверки система предложит проверяющему снять или активировать галочку "Требуется согласование". |
| Режим расчёта оценки |
Выбор режима расчета оценки по шаблону ЧЛ. Подробнее прочитать о каждом режиме можно в статье. |
|
Прикладывание файлов из галереи при прохождении проверки Прикладывание файлов из галереи при прохождении задачи по проверке |
Можно разрешить или запретить прикладывать файлы из галереи при прохождении проверки или выполнении задачи по проверке. Доступны следующие варианты:
|
 |
Можно выбрать интервал для заполнения проверки. Для этого:
|
| Ответ на вопросы по умолчанию |
Для доступности варианта ответа в шаблоне можно выбрать индивидуальные параметры для каждого вопроса:
|
Как настроить доступ к редактированию чек-листа
В разделе Проверки / Шаблоны чек-листов нажмите на название проверки, к редактированию которой вы хотите предоставить доступ. Затем на вкладке Свойства нажмите на кнопку Настроить доступ.
В окне Настройка доступа отобразятся пользователи, которым можно предоставить право на редактирование шаблона. Найдите пользователя, которому хотите предоставить доступ к редактированию и переведите переключатель в положение Разрешён. Если нужный вам пользователь отсутствует в списке, включите роль Редактирование назначенных шаблонов в его профиле в разделе Администрирование / Пользователи. Подробнее о работе с пользователями и их ролями можно прочитать в статье Пользователи.
Поиск шаблонов чек-листа
Для поиска по списку шаблонов чек-листов введите частично или полностью название шаблона чек-листа в поле Поиск по названию, далее нажмите на значок лупы, чтобы поисковый запрос сработал.
Если шаблонов много, можете использовать переключение страниц или выбрать большее количество для отображения на странице
Также можно увеличить количество отображаемых шаблонов нажав на «Отображать на странице». В открывшемся выпадающем списке просто нужно просто выбрать нужное количество страниц для отображения.
Как скрыть неактуальный шаблон?
Каждый шаблон чек-листа можно скрыть из списка. Для этого нажмите на три точки рядом с нужным шаблоном и выберите Деактивировать.
Чтобы показать/скрыть неактивные шаблоны чек-листов, воспользуйтесь фильтром по Активности (снять/поставить галочку «Только активные»).
Также вы можете восстановить деактивированный ранее шаблон. Для этого нажмите на три точки рядом с неактивным шаблоном и выберите вариант Активировать из списка.
- Откройте раздел Шаблон чек-листов левого меню и перейдите во вкладку Шаблоны чек-листов.
- Выбрите нужный шаблон чек-листа и нажмите напротив некго кнопку Редактировать — откроется окно редактирования информации в шаблоне.
- Нажмите на три точки
напротив нужного вопроса или процесса или перетащите его мышкой, чтобы изменить порядок вопросов в шаблоне.
Как настроить пользовательские варианты ответов на вопрос
Если стандартные типы ответов Да/Нет и Да/Средне/Нет не подходят, вы можете настроить собственные варианты ответов на вопрос. Для этого, находясь на странице редактирования шаблона, перейдите к нужному вопросу и выберите Свои ответы в качестве типа ответа
Добавьте нужное количество ответов с помощью кнопки Добавить вариант и введите наименование ответа – оно будет отображаться при прохождении проверки по этому шаблону.
Присвойте каждому ответу коэффициент и укажите, должна ли создаваться задача на исправление при выборе этого варианта ответа.
Коэффициент ответа влияет на то, какой процент от веса вопроса будет начислен при выборе данного варианта ответа. Например, вопрос на скриншоте ниже имеет максимальный вес 10 баллов. С учетом коэффициентов баллы распределяются таким образом:
Рассмотрим на конкретном примере:
- При выборе варианта ответа "Продавцы находятся в зоне видимости покупателей" будет начислено 10 баллов.
- При выборе варианта ответа "Продавцы прячутся за оборудованием" будет начислено 5 баллов.
- При выборе варианта ответа "Продавцы отсутствуют в торговом зале" будет начислено 0 баллов.
Как настроить запрет на добавление фотографий из галереи для определенных бизнес-направлений?
В разделе Проверки/Шаблоны чек-листов выберите желаемый шаблон и откройте вкладку Свойства. Выберите вариант Настраивается для БН в настройке Прикладывание файлов из галереи при прохождении проверки / задачи по проверке.
После этого нажмите на кнопку Настроить доступ. В открывшемся меню вы можете выбрать, каким бизнес-направлениям будет доступна загрузка вложений из галереи, а каким нет.
- включенный переключатель означает, что загрузка файлов из галереи доступно
- при выключенном переключателе фотографии можно добавить только непосредственно с камеры устройства.
Настройки доступа разделены по платформам на Web версию и мобильное приложение (Android, iOS). При этом настройки на разных платформах могут отличаться. Например, бизнес-направлению можно разрешить загрузку фотографий из галереи в web версии, но запретить добавлять вложения из галереи в мобильном приложении.п