Категории

Импорт шаблона чек-листа

В систему можно добавить новый шаблон чек-листа с помощью импорта из шаблонного Excel-файла/

Для доступа к добавлению шаблонов у вас должны быть права для работы в разделе Шаблоны чек-листов. Их можно получить у администратора.
За редактирование и добавление отвечает роль Редактирование назначенных шаблонов или Редактирование всех шаблонов в учетной записи пользователя. Включается и выключается роль в разделе Администрирование -> Пользователи.

Как загрузить новый чек-лист через импорт?

1)Перейдите в раздел Проверки -> Шаблоны чек-листов.

2) Нажмите кнопку Загрузить из Excel

3) В открывшемся окне Импорт нового шаблона чек-листа появится ссылка для скачивания Excel шаблона.

3) Откройте загруженный excel файл в установленном на устройстве редакторе. Внесите и сохраните нужные изменения в файле.

Внутри шаблона есть три основных раздела:

  1. Шаблон_ЧЛ — список вопросов с настройками каждого.
  2. Настройки_шаблона_ЧЛ — общие настройки, действующие на весь шаблон. Значение каждого можно выбрать из выпадающего списка.
  3. Инструкция_по_заполнению — описание работы с импортом и пример корректного заполнения.

3.1. Добавьте вопросы на странице Шаблон_ЧЛ:

  • Отразите структуру нового чек-листа.

Введите название для Блока* и Подблока.

Блок процессов — каталог, объединяющий подблоки процессов и отдельные процессы по какому-либо общему признаку. Не отображается в Шаблоне чек-листов и при проведении проверок, но служит для формирования аналитики по Блокам.
* обязателен для заполнения и заполняется вручную
  • Отметьте нужные настройки вопросов

Система воспринимает только цифровые символы в шаблоне. Поэтому введите нужные числовые значения при заполнении параметров вопросов в форме:

  • ответу Да будет соответствовать цифра 1;
  • ответу Нет - 0.
В каждом типе настройки ориентируйтесь на подсказку в описании для корректного заполнения.
Также на странице Инструкция_по_заполнению внутри шаблона есть более подробное описание каждой настройки.

3.2. Выберите нужные параметры на странице Настройки_шаблона_ЧЛ.

Настройка Вариант Описание варианта
Комментарий проверяющего Необязателен Проверяющий сможет завершить выполнение проверки, не оставляя комментариев по вопросам проверки.
Обязателен только при отрицательном ответе Проверяющий не сможет завершить выполнение проверки, пока не оставит комментарий во всех вопросах с отрицательным ответом.
Обязателен только при положительном ответе Проверяющий не сможет завершить выполнение проверки, пока не оставит комментарий во всех вопросах с положительным ответом.
Обязателен всегда Проверяющий не сможет завершить выполнение проверки, пока не оставит комментарий к каждому вопросу чек-листа.
Настраивается индивидуально по каждому вопросу Требуется настройка для каждого вопроса отдельно.
Обязателен комментарий директора Да Если по итогу проверки создаются задачи, то для их завершения потребуется оставить комментарий к задаче.
Нет Исполнители смогут завершить выполнение задач по итогам проверки, не оставляя комментария.
Прикладывание фото из галереи при прохождении проверки Разрешено Проверяющий сможет добавить фотографии из галереи устройства или сделать новые с помощью камеры. Проверку можно будет завершить как в мобильном приложении, так и в web версии.
Настраивается для БН Доступ проверяющему к добавлению фотографии из галереи устройства настраивается относительно его бизнес-направления. Проверку можно будет завершить как в мобильном приложении, так и в web версии.
Запрещено Фотографии можно прикрепить к проверке только напрямую с камеры телефона. Завершить проверку можно будет только в мобильном приложении.
Прикладывание фото из галереи при прохождении задачи по проверке Разрешено Исполнитель задачи сможет добавить фотографии из галереи устройства или сделать новые с помощью камеры. Задачу можно будет завершить как в мобильном приложении, так и в web версии.
Настраивается для БН Доступ исполнителю к добавлению фотографии из галереи устройства настраивается относительно его бизнес-направления. Задачу можно будет завершить как в мобильном приложении, так и в web версии.
Запрещено Фотографии можно прикрепить к задаче по проверке только напрямую с камеры телефона. Завершить задачу можно будет только в мобильном приложении.
Ответ “Неактуально“ Доступен во всех вопросах При прохождении проверки проверяющий сможет выбрать ответ "Неактуально" к любому вопросу. Неактуальные вопросы не будут учитываться в оценке по проверке.
Недоступен Проверяющий не сможет использовать ответ "Неактуально".
Настраивается индивидуально по каждому вопросу Требуется настройка для каждого вопроса отдельно.
Обязательность вложений в задачах по проверке Обязательны для всего чек-листа Любую задачу по чек-листу можно будет выполнить, только добавив вложение.
Необязательны для всего чек-листа Любую задачу по чек-листу можно будет выполнить без добавления вложений.
Настраивается индивидуально по каждому вопросу Требуется настройка для каждого вопроса отдельно.
Требуется согласование Да После того как проверяющий завершил выполнение проверки, она будет передана на согласование одному из указанных в настройках шаблона пользователей. Согласующий сможет изменить ответы на вопросы проверки, если они даны некорректно. Задачи на исправление будут созданы только после того, как согласование будет завершено.
Нет Проверки по шаблону не будут передаваться на согласование.
Разрешить менять параметр "Требуется согласование" вручную Да При создании проверки автор сможет указать, требует ли она согласования.
Нет Необходимость согласования проверки задаётся настройками шаблона.

Важно! После заполнения Excel шаблона сохраните его на рабочем столе для последующего импорта в систему.

4) Вернитесь в окно Импорт нового шаблона чек-листа и заполните обязательные параметры шаблона:

  • Введите Название шаблона;
  • Выберите Режим расчёта оценки;
  • Загрузите сохраненный Excel-шаблон через кнопку Загрузить файл

5) Нажмите кнопку Продолжить — откроется страница Импорт нового шаблона чек-листа с предпросмотром добавленного шаблона и выбранных настроек.6)

6) Отметьте вопросы для загрузки в шаблон. Для этого просто поставьте галочку напротив нужных вопросов.
Поставьте в верхний чекбокс 8.jpg галочку для импорта всех вопросов.

Для удобства можно отфильтровать вопросы по типу. Для этого нажмите на поле Все вопросы — в выпадающем списке отобразятся возможные варианты фильтрации.

На этой же странице вы можете посмотреть выбранные свойства шаблона.Для этого нажмите на Развернуть свойства.

Отредактировать их на этой странице нельзя, но можно будет это сделать на странице Проверки -> Шаблоны чек-листов в нужном шаблоне из вкладки Свойства после загрузки.

7) Нажмите Продолжить — шаблон добавится в систему и появится уведомление Ваш новый шаблон чек-листа готов!

В списке шаблонов появится новый шаблон с иерархией и параметрами, которые были заданы в Excel-файле. В Библиотеке процессов также будут внесены на основе него.

Как добавить фотоподсказки к вопросам шаблона?

Каждому вопросу можно добавить Фотоподсказку. Это фото будет отображаться при прохождении проверки и может помочь при ее прохождении.

Например, можно добавить пример фото для загрузки при прохождении проверки или какую-либо важную инфомацию по проверяемому процессу.

1)Перейдите в раздел Проверки -> Шаблоны чек-листов.

2) Нажмите на значок у нужного шаблона и во всплывающем окне выберите Фотоподсказки.

3) Откроется окно Загрузка фотоподсказок. В нем можно выбрать нужные фото для загрузки в шаблон.

Вы можете выбрать один из двух доступных методов привязки фотографий к вопросам.

Ручная привязка.

  1. Выберите фотографии для загрузки.
  2. В открывшемся окне разверните нужный вопрос шаблона слева и перетащите фото к нему для добавления.


Автоматическая привязка.

Фото связываются с вопросом шаблона через имя фото и название вопроса шаблона чек-листа. Если наименование вопроса содержит название фото, то к вопросу автоматически привязывается фотоподсказка.

1.Переименуйте фотографии на вашем устройстве, чтобы они повторяли название вопроса в шаблоне.

Например, у нас есть два фото с названиями:
  • "Полотенца должны быть";
  • "Тарелки должны быть расположены на закрытых стеллажах".
При этом в шаблоне есть вопросы:
  • "Полотенца должны быть рассортированы по цветам от нюдовых до ярких";
  • "Тарелки должны быть расположены на закрытых стеллажах".

2. Выберите фотографии для загрузки.

При загрузке такие фото добавятся к каждому вопросу, где система найдет совпадение названия.

Для завершения добавления фотоподсказок нажмите завершить в правом угул окна.