Создание шаблона проекта

Шаблоны проектов используются для быстрого создания других проектов с похожей структурой, участниками и настройками.

Навигация по статьям:

Создание шаблона

Перейдите в раздел Проекты → Шаблоны проектов. При необходимости выберите или создайте рабочую область, читать подробнее.

2. Нажмите кнопку «Создать шаблон».

В открывшемся окне укажите:
- Наименование — название шаблона проекта;
- Рабочую область — выберите рабочую область, в рамках которой будет доступен шаблон; при необходимости ее можно отредактировать, нажав на кнопку шестеренки или создать новую по кнопке “Создать рабочую область” (читать подробнее про создание рабочей области)
- при необходимости заполните Описание.
Нажмите кнопку «Создать».

После этого шаблон будет создан, и откроется его карточка для дальнейшей настройки.

Карточка шаблона проекта

После создания шаблона открывается страница со вкладками “Общая информация” с настройками и “Типовой план”.

Общая информация

В верхней части отображается название шаблона и кнопка «Редактировать», нажав на нее, можно:

изменить название шаблона;
сменить рабочую область;
указать владельца шаблона;
настроить доступность шаблона (например, сделать его доступным всем пользователям или ограничить круг лиц);
добавить или изменить описание.

После редактирования будет доступна кнопка “Сохранить” или “Отменить” изменения.

Участники проектов, создаваемых по шаблону

В данном блоке настраиваются пользователи, которые автоматически будут добавляться во все проекты, созданные по этому шаблону.

Чтобы добавить участников:

В поле Поиск найдите нужных пользователей.
Отметьте их галочками.
Нажмите кнопку «Добавить в участники».
Для каждого добавленного участника выберите полномочия, которые он будет иметь в проектах, созданных по шаблону:

Просмотр проекта
Настройка проекта (редактирование общей информации)
Редактирование плана проекта
Получение еженедельной рассылки

Права, выданные на уровне проекта, дополняют права, выданные этому же пользователю на уровне рабочей области. Если у пользователя есть расширенные права в рабочей области, права проекта не снижают их.

Если участники не заданы на уровне шаблона, их можно будет добавить при создании конкретного проекта.

Дополнительные настройки

В блоке «Дополнительные настройки» задаются параметры, которые будут применяться ко всем проектам, созданным по данному шаблону:

Автоматически сдвигать зависимые элементы плана при редактировании
При включении система автоматически пересчитывает даты связанных этапов проекта.
Связанное действие по умолчанию при добавлении нового элемента в план
Этот параметр определяет, какое действие будет автоматически создаваться при добавлении нового элемента в план проекта.

Доступны варианты:

Не требуется
При добавлении элемента в план не создаётся ни задача, ни проверка.
Используется для этапов, которые носят информационный или контрольный характер и не требуют действий от исполнителей.
Выполнить задачу
Для каждого нового элемента плана автоматически создаётся задача.
Подходит для этапов, где требуется выполнение конкретных действий сотрудниками (например, подготовка документов, монтаж оборудования, обучение персонала).
Пройти проверку
Для элемента плана автоматически создаётся проверка.
Используется в случаях, когда результат этапа должен быть подтверждён проверкой по чек-листу (например, проверка готовности объекта, соответствие стандартам, контроль качества).

Настройка позволяет унифицировать работу с планом и избежать ручного создания задач или проверок для каждого этапа.

Количество дней до планового начала, за которое связанные задачи или проверки начнут отображаться исполнителю в мобильном приложении.

Данный параметр определяет, за сколько дней до плановой даты начала этапа задачи или проверки станут видны исполнителям в мобильном приложении.

Настройка используется для того, чтобы:

не перегружать исполнителей задачами задолго до фактического начала работ;
показывать задачи и проверки только тогда, когда к ним действительно нужно приступать;
повысить фокус и актуальность заданий в мобильном приложении.

Например, если указано значение 10 дней, то связанные с этапом задачи или проверки появятся у исполнителя ровно за 10 дней до планового начала этапа, а не сразу после создания проекта.

Это особенно важно для долгосрочных проектов с большим количеством этапов, чтобы рабочие списки исполнителей оставались компактными и актуальными.

Дополнительные получатели еженедельной почтовой рассылки по проектам — email-адреса указываются через запятую.

Изменения сохраняются автоматически или по нажатию кнопки «Сохранить» (в зависимости от блока).

В конце страницы есть кнопка “Мусорная корзина” для удаления всего шаблона.

Важно

Удаление шаблона проекта не влияет на проекты, которые уже были созданы по этому шаблону. Такие проекты продолжают существовать и работать независимо от шаблона.

Типовой план

Вкладка «Типовой план» предназначена для настройки структуры проекта: этапов, их длительности, взаимосвязей, ответственных, а также связанных задач и проверок, которые будут автоматически создаваться при запуске проекта по данному шаблону.

Типовой план используется как основа: при создании проекта по шаблону все этапы, связи и связанные действия переносятся в проект автоматически.

Важно

В типовом плане шаблона не ведётся история версий и не сохраняются черновики.

Все изменения, сохранённые в типовом плане, сразу становятся актуальными и будут применяться ко всем проектам, создаваемым по данному шаблону в дальнейшем.

Интерфейс типового плана

Типовой план представлен в виде таблицы с диаграммой (аналог диаграммы Ганта).
В таблице отображаются этапы плана и их параметры, а справа — временная шкала.

В верхней части доступны основные действия:

Редактировать — включение режима редактирования типового плана;
Импорт — загрузка плана из XML-файла (например, из Microsoft Project).
При импорте данные из файла полностью заменяют текущий типовой план;
Скачать — выгрузка типового плана в формат:
- XML (для MS Project),
- PDF (по дням, неделям, месяцам или кварталам);

кнопка «Свернуть все»/Развернуть все» — сворачивает и разворачивает вложенные этапы;
выбор масштаба времени в календаре: день / неделя / месяц / квартал;
кнопка со стрелками в разные стороны для разворачивания экрана в полный масштаб
настройка отображаемых столбцов (иконка настроек) — можно выбрать, какие столбцы будут отображаться в таблице типового плана (например: тип, наименование, длительность, сдвиг, ответственный, предшественники, описание).

Важно учитывать:
если в рабочей области данного шаблона были созданы пользовательские поля (например, текстовые поля или поля типа «Справочник»), они также будут доступны в списке отображаемых столбцов и могут использоваться при настройке этапов типового плана. Подробнее о создании пользовательских полей см. в статье.

Интерфейс панели управления в режиме редактирования

В верхней части экрана доступны следующие элементы управления:

Кнопка «+ Добавить» — добавление нового элемента плана
Кнопка с иконкой карандаша "Изменить" — редактирование выбранного элемента плана
Кнопка «Удалить» — удаление выбранных элементов
Кнопка «Цвет» — изменение цвета элемента плана на диаграмме
Кнопки «Сдвинуть на уровень ниже» (иконка в виде стрелки вправо)
и «Сдвинуть на уровень выше» (иконка в виде стрелки влево)

Эти кнопки используются для изменения иерархии элементов плана.

«Сдвинуть на уровень ниже» позволяет сделать выбранный этап подэтапом предыдущего элемента плана. Используется, когда необходимо детализировать этап и разбить его на логические части.

«Сдвинуть на уровень выше» позволяет вывести подэтап на уровень выше и сделать его самостоятельным этапом типового плана.

Кнопки навигации — отмена и повтор действий
Кнопка «Сохранить» — сохранение структуры типового плана
Кнопка «Выйти» — выход из редактирования типового плана

Категории