Как этапы проекта превращаются в реальные задачи и проверки (связанные действия)
Связанные действия — это возможность настроить создание задач и проверок в системе MD Audit на основе этапов проекта. Настройка выполняется при создании элемента плана или при его редактировании. Читать подробнее "Как создать элемент/этап в плане". При запуске проекта такие действия могут автоматически создавать реальные задачи и проверки для исполнителей (пользователей MD Audit), а их выполнение автоматически отражается в проекте — план остаётся актуальным без ручного обновления.
Связанные действия можно настроить на уровне шаблона проекта — в этом случае структура и логика действий сохраняются, но задачи фактически не создаются до запуска конкретного проекта. Также их можно настроить уже в самом проекте — тогда задачи и проверки будут сразу назначены и запущены в работу.
Это позволяет использовать проект как инструмент планирования или как полноценный механизм управления исполнением.
Навигация по статьям:
- Создать задачу типа "Общая"
- Создать задачу типа "Фотоотчет"
- Создать задачу типа "Опрос"
- Настроить уведомления по задаче
- Создать проверку
Тип действия
Доступны следующие варианты:
- Не требуется
- Выполнить задачу
- Пройти проверку
Важно
При настройке типового плана в шаблоне проекта задачи и проверки не создаются и не назначаются исполнителям.
В шаблоне настраиваются только правила и параметры будущих задач и проверок.
Реальные задачи и проверки будут автоматически созданы только после создания проекта по этому шаблону и в соответствии с настройками плана проекта.
Тип действия: «Выполнить задачу»
При выборе этого варианта при наступлении этапа будет автоматически создаваться задача в MD Audit.
Тип задачи
Тип задачи определяет формат выполнения и доступные настройки:
- Тип задачи «Общая» — используется для постановки стандартных задач без специальных требований к формату выполнения.
Для этого типа задачи доступны следующие настройки:
- Наименование задачи — название, под которым задача будет отображаться у исполнителя;
при необходимости можно включить опцию «Совпадает с названием элемента плана», тогда название задачи будет автоматически подставляться из названия этапа. - Описание — текст с пояснением того, что нужно выполнить;
при необходимости можно включить опцию «Совпадает с описанием элемента плана». - Приоритет — уровень важности задачи (срочный, высокий, средний или низкий).
- Опция "Разрешить начинать выполнение задачи до указанной плановой даты" определяет, может ли исполнитель приступить к выполнению задачи раньше установленной плановой даты начала.
- Вложения — файлы, которые можно добавить:
- из Моего диска в MD Audit;
- с рабочего компьютера.
.
- Обязательность комментария — при включении исполнитель не сможет завершить задачу без комментария.
- Обязательность вложений — позволяет потребовать прикрепление файлов к задаче. Минимальное количество вложений — задаёт, сколько файлов необходимо приложить.
- Запрет загрузки вложений из галереи — ограничивает источник файлов.
- Подтверждение выполнения — требует дополнительного подтверждения завершения задачи.
- Разрешить делегирование — позволяет передавать задачу другим пользователям.
2. Тип задачи «Фотоотчёт» — используется, когда выполнение этапа необходимо подтвердить фотографиями (например, выкладка товара, состояние оборудования, результат работ).
Для этого типа задачи доступны следующие настройки:
- Наименование задачи — название, под которым задача будет отображаться у исполнителя; при необходимости можно включить опцию «Совпадает с названием элемента плана», тогда название задачи будет автоматически подставляться из названия этапа.
- Описание — текст с пояснением того, что необходимо зафиксировать на фото; при необходимости можно включить опцию «Совпадает с описанием элемента плана».
- Приоритет — уровень важности задачи (срочный, высокий, средний или низкий).
- Опция "Разрешить начинать выполнение задачи до указанной плановой даты" определяет, может ли исполнитель приступить к выполнению задачи раньше установленной плановой даты начала.
- Вложения — файлы, которые можно добавить:
- из Моего диска в MD Audit;
- с рабочего компьютера.
- Минимальное количество фотографий — задаёт, сколько фото необходимо приложить для завершения задачи.
- Обязательность комментария — при включении исполнитель не сможет завершить задачу без комментария.
- .
- Выбор справочника — при необходимости можно подключить справочник, из которого исполнитель должен выбрать значение (например, тип дефекта или зону объекта). Можно выбрать из существующих или создать новый по кнопке “плюс”. Для каждого значения справочника можно настроить минимальное количество фотографий и обязательность комментария.
.
- Запрет загрузки фотографий из галереи — ограничивает источник фото (например, можно разрешить только съёмку через камеру).
- Подтверждение выполнения — требует дополнительного подтверждения завершения задачи.
- Разрешить делегирование — позволяет передавать задачу другим пользователям.
3. Тип задачи «Опрос» — используется, когда в рамках этапа необходимо собрать ответы на заранее подготовленные вопросы (например, оценка состояния, подтверждение фактов, сбор обратной связи).
Для этого типа задачи доступны следующие настройки:
- Наименование задачи — название, под которым задача будет отображаться у исполнителя; при необходимости можно включить опцию «Совпадает с названием элемента плана», тогда название задачи будет автоматически подставляться из названия этапа.
- Описание — пояснение к опросу или инструкция по его прохождению;
при необходимости можно включить опцию «Совпадает с описанием элемента плана». - Приоритет — уровень важности задачи (срочный, высокий, средний или низкий).
- Категория опроса — обязательный параметр. Определяет, какой опрос будет доступен исполнителю при выполнении задачи. Далее необходимо выбрать шаблон опроса.
- Вложения — файлы, которые можно добавить:
- из Моего диска в MD Audit;
- с рабочего компьютера.
- Запрет загрузки фотографий из галереи — ограничивает источник фото (например, можно разрешить только съёмку через камеру).
- Подтверждение выполнения — требует дополнительного подтверждения завершения задачи.
- Разрешить делегирование — позволяет передавать задачу другим пользователям.
Уведомления о задаче
В блоке «Уведомления о задаче» настраивается, кто и каким способом будет получать уведомления о событиях, связанных с задачей.
Для каждого события можно отдельно указать получателей и каналы уведомлений (email и/или push-уведомления).
.
Доступны следующие события:
- Создание задачи — уведомление отправляется при постановке задачи;
- Изменение задачи — при изменении параметров задачи (сроки, описание, исполнители и т.д.);
- Истечение крайнего срока — если задача не выполнена в срок;
- Завершение задачи — при отметке задачи как выполненной;
- Возврат задачи в работу — если завершённая задача возвращается исполнителю;
- Взятие задачи в работу — когда исполнитель начинает выполнение задачи.
Для каждого события можно выбрать, кто будет получать уведомления:
- Автор задачи;
- Исполнитель;
- Наблюдатели (если они назначены).
Уведомления помогают держать под контролем выполнение задач и своевременно реагировать на изменения статуса.
Тип действия: «Пройти проверку»
Связанное действие «Пройти проверку» — используется, когда результат этапа должен быть подтверждён прохождением проверки по чек-листу. При наступлении этапа соответствующая проверка будет автоматически назначена исполнителю (если он является пользователем MD Audit).
.
Для этого типа действия доступны следующие настройки:
- Шаблон проверки — обязательный параметр.
Выберите шаблон чек-листа, по которому будет проводиться проверка.
И нажимаем кнопку “Сохранить”.
После сохранения элемента плана в таблице, в колонке «Тип» появится иконка, обозначающая тип связанного действия для данного этапа (задача и ее тип или проверка).