Категории

Шаблоны чек-листов

Чек-лист — инструмент для контроля, оценки качества исполнения бизнес-процессов / стандартов компании.

1. Список шаблонов

2. Создание нового шаблона
2.1. Импорт шаблона из Excel
2.2. Создание шаблона вручную

3. Заполнение шаблона
3.1. Добавление процессов
3.2. Добавление и создание вопросов

4. Настройка вопросов
4.1. Общее (как настроить вопрос)
4.2. Вкладка «Ответы»
4.2.1. Тип ответа Да/Нет
4.2.2. Тип ответа Да/Средне/Нет
4.2.3. Тип ответа Число и интеграция с Bluetooth-устройствами
4.2.4. Тип ответа Дата
4.2.5. Тип ответа Свободный ответ
4.2.6. Тип ответа Свои ответы
4.2.7. Тип ответа Без ответа
4.3. Вкладка «Аналитика»
4.4. Вкладка «Действия»
4.5. Вкладка «Подсказки»

5. Свойства шаблона
5.1. Режим отображения проверок
5.2. Версии шаблонов
5.3. Подключённые справочники
5.4. Критерии прохождения проверки
5.5. Доступ к редактированию
5.6. Обязательные комментарии исполнителей
5.7. Комментарий проверяющего
5.8. Ответ «Неактуально» (N/A) / для процессов/зон
5.9. Обязательность вложений
5.10. Подтверждение задачи по проверке
5.11. Требуется согласование
5.12. Разрешить менять параметр «Требуется согласование» вручную
5.13. Режим расчёта оценки
5.14. Скрывать оценку при прохождении
5.15. Прикладывание файлов из галереи при прохождении проверки
5.16. Количество дней для выполнения
5.17. Генерация итогов по проверке
5.18. «Одна проверка на всех проверяющих» (соисполнители в проверках)
5.19. Допустимый временной интервал заполнения

6. Назначить группу получателей

7. Параметры отправки уведомлений


1. Список шаблонов

При входе в раздел «Проверки → Шаблоны чек-листов» открывается список всех существующих шаблонов.


В таблице отображаются:

  • Название — имя шаблона.
  • Категория — тематика (например, «Охрана труда», «Санитария»). Если категории не заведены, поле остаётся пустым. (см. статью Как завести категории)
  • Автор — кто создал шаблон.
  • Доступ — кто может работать с этим шаблоном (определяется при назначении группы получателей).
  • Дата создания — когда шаблон был создан.
  • Версии — можно посмотреть разные версии конкретного шаблона (см. статью Как создать версии)

📌 В каждой колонке в шапке таблицы есть кнопка сортировки — можно упорядочить шаблоны по возрастанию или убыванию (например, по дате или по алфавиту).

Дополнительные элементы над таблицей:

  • Поиск по названию — для быстрого поиска шаблона.
  • Категория — фильтрация по тематикам. По умолчанию он может быть недоступен, за подключением этого функционала обратитесь к менеджеру MD Audit. (см. статью Как завести категории)
  • Только активные — при включённой галочке показываются только доступные для использования шаблоны.

Меню действий (иконка «три точки» напротив шаблона):

  • Редактировать — открыть шаблон для внесения изменений.
  • Настроить доступ — изменить группы или пользователей, которые могут работать с этим шаблоном.
  • Скопировать — создать копию шаблона.
  • Фотоподсказки — загрузка фотографий, которые будут использоваться как подсказки к вопросам чек-листа.
    • Если загружаемое фото имеет название, совпадающее с текстом вопроса, то подсказка автоматически привяжется к этому вопросу.
    • Для ручной привязки фото можно перетащить его (drag-and-drop) к нужному вопросу.
  • Скачать PDF — выгрузить шаблон в формате PDF.
  • Скачать Excel — выгрузить шаблон в формате Excel.
  • Деактивировать — перевести шаблон в архив.
    • Если шаблон деактивирован случайно, его можно восстановить. Для этого уберите галочку у "Только активные" над таблицей, найдите шаблон и через три точки активируйте.

2. Создание нового шаблона

2.1. Импорт шаблона из Excel

  1. Перейдите в раздел «Проверки → Шаблоны чек-листов».
  2. В верхней панели над таблицей нажмите кнопку «Загрузить из Excel».
  3. Выберите подготовленный файл.
  4. После загрузки система создаст шаблон автоматически — вопросы и процессы подтянутся из файла.
  5. Проверьте структуру и при необходимости доработайте вручную.

⚠️ Важно: структура Excel-файла должна соответствовать требованиям. Подробнее см. инструкцию «Импорт шаблонов».

2.2. Создание шаблона вручную

1. Перейдите в раздел Проверки → Шаблоны чек-листов.Чтобы создать новый шаблон чек-листа, нажмите кнопку Добавить


Перед вами откроется экран создания шаблона чек-листа. Дайте ему название, выберите категорию. (см. статью Как завести категории) Затем нажмите на Создать

После этого шаблон автоматически создаётся и сразу открывается в режиме редактирования.

3. Заполнение шаблона

3.1. Добавление процессов

При редактировании шаблона вы можете выбрать процесс из Библиотеки процессов — просто кликните по нужному, и он будет добавлен в шаблон. Если название процесса нужно изменить, нажмите на значок (карандаш) рядом с ним — поле названия станет доступным для редактирования, и вы сможете изменить его прямо на месте.

Если подходящего процесса нет, вы можете создать новый прямо здесь:
введите название в поле и нажмите «Добавить». Процесс создастся автоматически и сразу станет доступен для выбора.

При желании новый процесс можно создать и через раздел Библиотека процессов, но это менее удобно, так как требует выхода из режима редактирования. (см. статью "Библиотека процессов")

3.2. Добавление и создание вопросов

Мы рекомендуем добавлять вопросы через Библиотеку процессов. Таким образом на этом этапе вы просто добавляете в шаблон чек-листа нужные вопросы (см. статью "Библиотека процессов")

Когда вы выбрали процесс из Библиотеки процессов, нажмите кнопку «Выбрать вопрос».
Откроется список вопросов, связанных именно с этим процессом.

Если вы хотите увидеть вопросы из всех процессов, включите переключатель «Все процессы» — после этого появятся вопросы из всей Библиотеки процессов.
Поставьте галочки напротив тех вопросов, которые нужно добавить в шаблон.

Для удобства можно воспользоваться функциями:

  • Поиск — найдите вопрос по названию.
  • Ластик — снимите все галочки одним нажатием.

После выбора нужных вопросов нажимаем Применить. Отмеченные вопросы добавятся в шаблон и перед вами откроется их список.

Если нужного вопроса нет, нажмите «Создать вопрос», откроется окно для настройки вопроса.

4. Настройка вопросов

4.1. Общее (варианты редактирования)

В шаблонах чек-листов доступны два режима редактирования вопросов. Выберите подходящий вариант в зависимости от задачи.

🔹 Массовое редактирование (несколько вопросов сразу)

Этот режим удобен, когда нужно быстро изменить одинаковые параметры у нескольких вопросов одновременно.

  1. Отметьте нужные вопросы галочками.
  2. Нажмите кнопку «Редактировать» внизу экрана.
  3. Откроется окно массового редактирования с перечнем доступных параметров.
  4. Отметьте параметры, которые хотите изменить — для них появятся поля настроек.
  5. Нажмите «Сохранить», чтобы применить изменения ко всем выбранным вопросам.

В массовом режиме доступны следующие параметры:


🔹 Полное редактирование (подробная настройка каждого вопроса)

Этот режим используется, когда необходимо настроить вопрос детально и индивидуально.

  1. Нажмите значок ⚙️ (шестирёнка) рядом с нужным вопросом.
  2. Откроется окно полного редактирования с распределением настроек по вкладкам.
  3. После сохранения изменений можно перейти к следующему вопросу, нажав кнопку «Следующий».

Полное редактирование включает четыре вкладки:

  • Ответы — параметры, связанные с типом и правилами ответа.
  • Аналитика — параметры, влияющие на оценку, процесс и зоны.
  • Действия — настройки создания задач и дополнительных условий.
  • Подсказки — текстовые пояснения, отображаемые при заполнении вопроса.

4.2. Вкладка «Ответы»

На вкладке «Ответы» настраивается сам текст вопроса и формат ответа, который увидит сотрудник.

Редактирование текста вопроса

  • Если вы создаёте новый вопрос, поле для ввода текста вопроса отображается сразу — просто впишите формулировку.
  • Если вы редактируете существующий вопрос, рядом с его названием отображается значок (карандаш).
    Нажмите на него, чтобы открыть поле для редактирования текста вопроса.

После ввода или изменения текста переходите к настройке формата ответа.

Варианты ответов

В этом блоке выбирается тип ответа, который будет доступен сотруднику при заполнении чек-листа.
Подробное описание каждого типа находится ниже в пунктах 4.2.1–4.2.5.

Признак «Ответ обязателен»

Этот параметр определяет, нужно ли сотруднику обязательно отвечать на вопрос.

  • Если признак включён — сотрудник не сможет завершить чек-лист, пока не выберет или не введёт ответ.
  • Если признак выключен — вопрос можно пропустить.

Настройка работает со всеми типами ответов, поэтому вынесена в отдельный блок.

4.2.1. Тип ответа Да/Нет

При выборе типа ответа «Да/Нет» отображаются два варианта: Да и Нет.

Для этого типа ответы имеют фиксированные параметры, которые нельзя изменить вручную:

  • у варианта «Да» всегда коэффициент 100%, задача по умолчанию не создаётся;
  • у варианта «Нет» всегда коэффициент 0%, задача по умолчанию создаётся.

Эти значения заданы системой и не редактируются.

Дополнительно доступна настройка «Не создавать задачу при отрицательном ответе», которая отключает автоматическое создание задачи для варианта «Нет».

Приложение позволяет собирать дополнительную информацию к ответу.
Доступны два вида приложений:

  • Простое — подходит, когда нужно заполнить несколько дополнительных параметров.
  • Составное — используется, если требуется внести много данных; отображается кнопкой, открывающей отдельное окно.

В этом блоке можно:

  • выбрать существующее приложение из списка;
  • отредактировать его через кнопку (карандаш);
  • создать новое простое или составное приложение прямо здесь. (читать ст. "Как создать приложение")

4.2.2. Тип ответа Да/Средне/Нет

При выборе типа ответа «Да/Средне/Нет» отображаются три варианта: Да, Средне, Нет.

Для этого типа ответы имеют фиксированные параметры, которые нельзя изменить вручную:

  • у варианта «Да» коэффициент 100%, задача по умолчанию не создаётся;
  • у варианта «Средне» коэффициент 50%, задача по умолчанию создаётся;
  • у варианта «Нет» коэффициент 0%, задача по умолчанию создаётся.

Эти значения заданы системой и не редактируются.

Настройка «Не создавать задачу при отрицательном ответе» отключает автоматическое создание задачи для вариантов «Средне» и «Нет», несмотря на логику по умолчанию.

Приложение позволяет собирать дополнительную информацию к ответу.
Доступны два вида приложений:

  • Простое — подходит, когда нужно заполнить несколько дополнительных параметров.
  • Составное — используется, если требуется внести много данных; отображается кнопкой, открывающей отдельное окно.

В этом блоке можно:

  • выбрать существующее приложение из списка;
  • отредактировать его через кнопку (карандаш);
  • создать новое простое или составное приложение прямо здесь. (читать ст. "Как создать приложение")

4.2.3. Тип ответа Число и интеграция с Bluetooth-устройствами

Тип ответа «Число» позволяет сотруднику вводить конкретное числовое значение (например, температуру, вес, влажность).

По умолчанию отображается строка «Остальные ответы» — это базовое значение, которое применяется ко всем числам, если они не подходят ни под одно из настроенных условий.
Коэффициент в этом варианте равен 100%, потому что без настроенных условий любое значение считается нормой.

Чтобы задать, какие значения считаются нарушением или требуют автоматической реакции, нажмите «Добавить условие».
В условии доступны следующие типы проверок: меньше, меньше или равно, больше, больше или равно, равно, не равно.
Для каждого условия задаются числовое значение, коэффициент и включение/выключение создания задачи.

Если введённое значение подходит под условие — применяется коэффициент и логика задачи, указанные в нём.
Если не подходит ни под одно условие — используется строка «Остальные ответы».

Если необходимо удалить созданное условие, наведите на него курсор — справа появится значок корзины. Нажмите на него, чтобы удалить это условие.

Рекомендуем указывать единицу измерения прямо в тексте вопроса, чтобы сотруднику было понятно, какое именно значение требуется.
Также важно учитывать, что формулировка создаваемой задачи полностью совпадает с текстом вопроса, поэтому вопрос должен быть прописан чётко и информативно.

Пример

Температура должна быть от +2 до +6 °C:

  1. «Остальные ответы» = 100% (норма).
  2. Добавьте условие меньше 2 — коэффициент 0%, «Создать задачу» включено.
  3. Добавьте условие больше 6 — коэффициент 0%, «Создать задачу» включено.

Ответ с помощью Bluetooth-устройства

Эта опция позволяет автоматически подставлять значение от подключённого прибора.

  1. Включите переключатель «Ответ с помощью Bluetooth-устройства».
  2. Выберите устройство из списка.
    Чтобы добавить новое устройство в систему, обратитесь к менеджеру MD Audit.

При прохождении проверки у сотрудника отображается кнопка «Считать с помощью Bluetooth».
Нажмите её, подключите устройство — показания автоматически подставятся в ответ и сохранятся в системе.
Введённое значение проходит проверку по настроенным условиям так же, как при ручном вводе.


Приложение позволяет собирать дополнительную информацию к ответу.
Доступны два вида приложений:

  • Простое — подходит, когда нужно заполнить несколько дополнительных параметров.
  • Составное — используется, если требуется внести много данных; отображается кнопкой, открывающей отдельное окно.

В этом блоке можно:

  • выбрать существующее приложение из списка;
  • отредактировать его через кнопку (карандаш);
  • создать новое простое или составное приложение прямо здесь. (читать ст. "Как создать приложение")

4.2.4. Тип ответа Дата

Тип ответа «Дата» используется, когда сотруднику необходимо выбрать календарную дату (например, дату поставки, срок годности, дату выполнения работ).

По умолчанию отображается строка «Остальные ответы» — это значение, которое применяется ко всем датам, если они не подходят ни под одно из настроенных условий.
Коэффициент в этом варианте равен 100%, поскольку без условий любая выбранная дата считается нормой.

Чтобы задать, какие даты считаются нарушением или требуют автоматической реакции, нажмите «Добавить условие».
В условии доступны типы проверок: раньше, раньше или равно, позже, позже или равно, равно, не равно.
Дату для сравнения выберите через календарь.
Дополнительно для условия можно задать коэффициент и включить/выключить создание задачи.

Если выбранная сотрудником дата соответствует условию — применяется коэффициент и логика задачи из этого условия.
Если не соответствует ни одному условию — используется строка «Остальные ответы».

Чтобы удалить созданное условие, наведите курсор на него — справа появится значок корзины. Нажмите на него, чтобы удалить условие.

Важно учитывать, что формулировка создаваемой задачи полностью совпадает с текстом вопроса, поэтому вопрос должен быть сформулирован чётко и однозначно.

Приложение позволяет собирать дополнительную информацию к ответу.
Доступны два вида приложений:

  • Простое — подходит, когда нужно заполнить несколько дополнительных параметров.
  • Составное — используется, если требуется внести много данных; отображается кнопкой, открывающей отдельное окно.

В этом блоке можно:

  • выбрать существующее приложение из списка;
  • отредактировать его через кнопку (карандаш);
  • создать новое простое или составное приложение прямо здесь. (читать ст. "Как создать приложение")

4.2.5. Тип ответа Свободный ответ

Тип ответа «Свободный ответ» используется, когда сотруднику необходимо ввести текстовый комментарий, описание ситуации или пояснение.

Здесь доступен один вариант ответа — «Свободный ответ» — и для него можно настроить:

  • Коэффициент — значение можно изменить на любое нужное.
    Коэффициент применяется при расчёте оценки по чек-листу, поэтому задайте тот, который соответствует логике проверки.
  • Создать задачу — переключатель позволяет включить автоматическое создание задачи.
    Если он включён, задача будет создаваться при любом текстовом ответе.
    Формулировка задачи полностью совпадает с текстом вопроса.

Приложение позволяет собирать дополнительную информацию к ответу.
Доступны два вида приложений:

  • Простое — подходит, когда нужно заполнить несколько дополнительных параметров.
  • Составное — используется, если требуется внести много данных; отображается кнопкой, открывающей отдельное окно.

В этом блоке можно:

  • выбрать существующее приложение из списка;
  • отредактировать его через кнопку (карандаш);
  • создать новое простое или составное приложение прямо здесь. (читать ст. "Как создать приложение")

4.2.6. Тип ответа Свои ответы

Тип ответа «Свои ответы» используется, когда вам нужно самостоятельно задать список вариантов ответа.
Этот тип подходит для ситуаций, где набор возможных вариантов отличается от стандартных «Да/Нет» или «Да/Средне/Нет».

После выбора этого типа отображаются следующие настройки:

  • В поле «Введите название ответа» укажите название первого варианта.
  • При необходимости добавьте дополнительные варианты с помощью кнопки «Добавить вариант».

Для каждого созданного варианта можно настроить:

  • Коэффициент — значение можно указать любое, в зависимости от логики проверки.
  • Создать задачу — включите переключатель, если при выборе этого варианта должна создаваться задача.
    Формулировка задачи полностью совпадает с текстом вопроса.

Приложение позволяет собирать дополнительную информацию к ответу.
Доступны два вида приложений:

  • Простое — подходит, когда нужно заполнить несколько дополнительных параметров.
  • Составное — используется, если требуется внести много данных; отображается кнопкой, открывающей отдельное окно.

В этом блоке можно:

  • выбрать существующее приложение из списка;
  • отредактировать его через кнопку (карандаш);
  • создать новое простое или составное приложение прямо здесь. (читать ст. "Как создать приложение")

4.2.7. Тип ответа Без ответа

Тип ответа «Без ответа» используется, когда нужно добавить в чек-лист информационный блок — заголовок, поясняющий текст или любое сообщение.

Просто введите текст в поле вопроса. Никаких дополнительных настроек не требуется.


4.3. Вкладка «Аналитика»

На вкладке «Аналитика» настраиваются параметры, которые влияют на оценку, логику обработки результата, а также определяют, к каким процессам и зонам относится вопрос.

Ниже перечислены все настройки, представленные в массовом редактировании, с их описанием.

Вес вопроса

Введите числовое значение — вес вопроса в общей оценке чек-листа.
Чем выше вес, тем больше влияние вопроса на итоговый балл.

Признак "Обнуляющий оценку процесса"

Если включено — при отрицательном ответе на этот вопрос оценка всего процесса становится нулевой, независимо от других вопросов.

Эту настройку используют, если нарушение по данному вопросу критическое и полностью обнуляет результат процесса.

Признак "Обнуляющий оценку чек-листа"

Если включено — при отрицательном ответе оценка всего чек-листа становится нулевой.

Применяется для вопросов с критически важным значением, где несоблюдение обязательных норм делает проверку недействительной.

Процесс

Выберите процесс, к которому относится вопрос.
Используется в отчётности и аналитике: помогает группировать вопросы по тематике и бизнес-процессам.

Если нужного процесса нет, его можно предварительно создать в Библиотеке процессов.

Зона

Выберите зону, в рамках которой должен учитываться этот вопрос.
Зоны помогают анализировать результаты по категориям (например, склад, торговый зал, кассовая зона).

Если зона не выбрана, вопрос попадёт в категорию «Не распределено»

4.4. Вкладка «Действия»

На вкладке «Действия» настраивается логика создания задач по результатам ответа на вопрос.

Настройки создания задач по ЧЛ

Укажите, кому должна создаваться задача. Доступно два режима: Бизнес-направления и Пользователи.

- Бизнес-направления

Нажмите «Добавить» и выберите режим «Бизнес-направления».
В списке исполнителей выберите бизнес-направление и уровень, при необходимости воспользуйтесь строкой поиска.
При необходимости добавьте наблюдающих сотрудников.
Чтобы очистить выбранные значения, нажмите значок ластика.
Чтобы добавить ещё один уровень, нажмите «Добавить уровень».
Чтобы удалить уровень, нажмите значок корзины справа от него.

Если нужного бизнес-направления или уровня нет в списке, обратитесь к администратору.

- Пользователи

Выберите режим «Пользователи».
Откройте список сотрудников и воспользуйтесь поиском, чтобы найти нужных.
Чтобы выбрать всех сотрудников, используйте галочку «Выбрать всех».
Отметьте галочками сотрудников, которым должна назначаться задача.
Чтобы очистить список выбранных пользователей, нажмите значок ластика.

Если нужного сотрудника нет в списке, обратитесь к администратору.

Время на исправление задач по ЧЛ

Укажите срок выполнения задачи: введите количество дней, часов и минут.
Чтобы разрешить проверяющему изменять срок вручную, включите переключатель «Разрешать проверяющему изменять норматив».

Приоритет задач по ЧЛ

Выберите приоритет создаваемой задачи: Срочный, Высокий, Средний, Низкий.

При наличии аналогичной невыполненной задачи

Выберите поведение системы:

  • Всё равно создавать задачу
  • Не создавать ещё одну задачу, если предыдущая по этому вопросу ещё не выполнена

Обязательность вложений в проверке

Укажите, требуется ли прикладывать вложения (фото или файл):

  • Необязательны
  • Обязательны при любом ответе
  • Обязательны при отрицательном ответе

4.5. Вкладка «Подсказки»

На вкладке «Подсказки» можно добавить материалы: изображения, видеоинструкции, PDF-документы и другие, которые помогут сотруднику правильно выполнить действие в соответствии с внутренними бизнес-процессами и стандартами компании. Подсказки отображаются при прохождении проверки и служат источником актуальных инструкций.

Добавление файлов в подсказку

Вы можете добавить файлы, которые будут сопровождать вопрос: изображения, документы, видео, схемы или другие материалы.

Доступны два способа добавления файлов:

1. Добавление из «Мой Диск» внутри MD Audit

Нажмите кнопку «Добавление файлов из Мой Диск».
В открывшемся окне:

  • воспользуйтесь поиском, чтобы быстро найти нужные файлы;
  • отметьте галочками выбранные материалы;
  • нажмите «Выбрать».

2. Добавление файлов с компьютера

Используйте один из вариантов:

  • перетащите файл прямо в область загрузки;
  • либо нажмите на область и выберите файл с компьютера.

Все загруженные файлы будут отображаться в подсказке и доступны проверяющему при прохождении вопроса.

Добавление текстовой подсказки

Ниже доступно поле для ввода текста.

Укажите текстовое пояснение, инструкцию, алгоритм или любую информацию, необходимую для корректного выполнения требования по вопросу.

Текстовая подсказка отображается при прохождении проверки прямо под вопросом.

5. Свойства шаблона

5.1. Режим отображения проверок

Выберите, как должна отображаться проверка при её прохождении — по процессам или по зонам.

  • Если выбран режим «По процессам», вопросы группируются по привязанным процессам.
  • Если выбран режим «По зонам», вопросы показываются по зонам, указанным в настройках аналитики каждого вопроса.

Выберите нужный вариант в зависимости от того, как сотрудникам удобнее проходить проверку и как внутри компании принято анализировать результаты.

5.2. Версии шаблонов

Функция версий позволяет создавать собственные варианты шаблона, в которых остаются только те вопросы, которые действительно применимы к конкретному объекту проверки.
Это помогает убрать лишние действия при проведении проверок и сделать чек-лист более удобным для исполнителя.

Подробнее о работе с версиями читайте в статье.

5.3. Подключённые справочники

Подключённые справочники используются для выбора дополнительного параметра перед началом проверки.
При прохождении проверки сотруднику сначала нужно выбрать элемент из подключённого справочника (например, оборудование, помещение или объект проверки). Чек-лист выполняется именно для выбранного элемента. Это позволяет проходить одну и ту же проверку для разных объектов, исключает ошибки ввода и обеспечивает точную аналитику по каждому объекту.

Нажмите кнопку «Добавить справочник». Откроется окно настройки подключённого справочника.

Заполните поля:

  • Название справочника — укажите, как параметр будет отображаться при запуске проверки;
  • Справочник — выберите нужный справочник из выпадающего списка;
  • Обязательный — включите, если выбор значения из справочника должен быть обязательным перед началом проверки.

Для добавления нескольких справочников нажмите кнопку «Добавить справочник» ещё раз.

Чтобы удалить подключённый справочник из шаблона, нажмите кнопку «Удалить» рядом с ним.

Если в списке отсутствует нужный справочник, обратитесь к администратору системы — он может создать его в разделе «Справочники».
Подробнее о создании справочников читайте в статье.

5.4. Критерии прохождения проверки

В этом разделе настраиваются критерии, по которым определяется результат проверки.

В свойствах шаблона напротив блока «Критерии прохождения проверки» нажмите кнопку «Добавить» — откроется окно настройки критериев.

В окне доступны два варианта настройки:

Критерии прохождения всей проверки

Установите галочку «Критерии прохождения всей проверки».
После этого сразу отобразится пример критерия, который можно отредактировать.

Для каждого критерия укажите:

  • диапазон значений «От — До, %»;
  • результат, который будет присваиваться проверке.

⚠️ Диапазоны значений не должны пересекаться — каждый процент должен попадать только в один критерий.

При необходимости нажмите кнопку «Добавить критерий», чтобы добавить дополнительные условия.

Пример настройки из трёх критериев:

  • 90–100 % — «Отлично»
  • 70–89 % — «Удовлетворительно»
  • 0–69 % — «Неудовлетворительно»

Критерии прохождения проверки по процессам

Установите галочку «Критерии прохождения проверки по процессам».
После этого отобразится список процессов.

Отметьте галочками процессы, для которых требуется задать критерии прохождения.
Для каждого выбранного процесса сразу отобразится пример критерия, который можно отредактировать:

  • укажите диапазон значений «От — До, %»;
  • укажите результат для данного процесса.

⚠️ Для каждого процесса диапазоны также не должны пересекаться.

При необходимости добавьте дополнительные критерии с помощью кнопки «Добавить критерий».

После завершения настройки нажмите кнопку «Сохранить», чтобы применить изменения.
Кнопка «Отменить» позволяет выйти без сохранения изменений.

5.5. Доступ к редактированию

В этом разделе настраивается, какие пользователи могут редактировать данный шаблон чек-листа.

В свойствах шаблона напротив пункта «Доступ к редактированию» нажмите кнопку «Настроить доступ» — откроется окно настройки доступа.

В верхней части окна отображается автор шаблона.
Автору доступ к редактированию предоставляется автоматически и не может быть изменён.

Ниже отображается список пользователей, которым можно предоставить доступ к редактированию шаблона.

Чтобы разрешить пользователю редактирование шаблона:

  • найдите его в списке (при необходимости воспользуйтесь строкой поиска);
  • включите переключатель «Разрешён» напротив нужного пользователя.

Для быстрого выбора всех доступных пользователей используйте переключатель «Выбрать все».

После завершения настройки нажмите кнопку «Сохранить», чтобы применить изменения.
Кнопка «Отменить» позволяет выйти без сохранения.

Важно

В этом списке отображаются только те пользователи, которым заранее предоставлены права:

  • на редактирование всех шаблонов чек-листов,
  • или на редактирование назначенных шаблонов.

Эти права настраиваются в администрировании, в карточке пользователя.
Если пользователь не отображается в списке, сначала необходимо выдать ему соответствующие права, после чего он появится в этом окне и станет доступен для выбора.

5.6. Обязательные комментарии исполнителей в задачах по проверке

Свойство «Обязателен комментарий исполнителя в задачах по проверке» используется для контроля качества выполнения задач, созданных по результатам проверки.

Если включить этот параметр, исполнитель не сможет закрыть задачу, не оставив комментарий.

Чтобы включить обязательность комментария:

  • в свойствах шаблона установите галочку напротив пункта «Обязателен комментарий исполнителя в задачах по проверке».

После этого при выполнении задач по данному шаблону система будет требовать от исполнителя оставить комментарий перед завершением задачи.

5.7. Комментарий проверяющего

Свойство «Комментарий проверяющего» определяет, в каких случаях проверяющий обязан оставить комментарий при прохождении проверки.

В свойствах шаблона выберите нужный вариант в выпадающем списке:

  • Необязателен — проверяющий может оставить комментарий по желанию;
  • Обязателен только при отрицательных ответах — комментарий потребуется, если в ходе проверки были зафиксированы отрицательные ответы;
  • Обязателен только при положительных ответах — комментарий потребуется при положительных ответах;
  • Обязателен всегда — проверяющий должен оставить комментарий при любой проверке;
  • Настраивается индивидуально по каждому вопросу — обязательность комментария задаётся отдельно в настройках конкретных вопросов чек-листа.

Выбранное значение применяется ко всем проверкам, проводимым по данному шаблону.

5.8. Ответ «Неактуально» (N/A) / Ответ «Неактуально» для процессов/зон

Ответ «Неактуально» используется в случаях, когда отдельные вопросы шаблона чек-листа, целые процессы или зоны не применимы к конкретному объекту проверки.

Эта настройка позволяет адаптировать один шаблон чек-листа под разные объекты без изменения его структуры.
При расчёте оценки за процесс и итоговой оценки за проверку вопросы, процессы или зоны с ответом «Неактуально» не учитываются и не влияют на итоговый результат.

Ответ «Неактуально» (N/A) (на уровне вопросов)

В свойствах шаблона выберите, как должен быть доступен ответ «Неактуально»:

  • Доступен во всех вопросах — проверяющий может выбрать «Неактуально» в любом вопросе чек-листа;
  • Недоступен — ответ «Неактуально» полностью отключён;
  • Настраивается индивидуально по каждому вопросу — доступность ответа «Неактуально» задаётся отдельно в настройках конкретных вопросов.

Ответ «Неактуально» для процессов и зон

Дополнительно можно использовать ответ «Неактуально» на уровне процессов или зон.

Это применяется, если:

  • целый процесс не относится к объекту проверки;
  • зона отсутствует на объекте;
  • проверка проводится в упрощённом формате.

В этом случае проверяющий может отметить процесс или зону как «Неактуально» целиком, без необходимости отмечать каждый вопрос внутри.

5.9. Обязательность вложений

Данная настройка определяет, нужно ли прикладывать файлы к задачам, которые создаются по результатам проверки.

В свойствах шаблона выберите один из вариантов:

  • Обязательны для всего чек-листа — при создании любой задачи по проверке исполнитель должен приложить файл (например, фото, документ или видео);
  • Необязательны для всего чек-листа — вложения можно прикладывать по желанию исполнителя;
  • Настраивается индивидуально по каждому вопросу — обязательность вложений задаётся отдельно в настройках конкретных вопросов чек-листа.

Настройка используется для фиксации доказательств выполнения работ и помогает контролировать качество исправлений по задачам.

5.10. Подтверждение задачи по проверке

Данная настройка определяет, нужно ли подтверждать выполнение задачи, созданной по результатам проверки.

В свойствах шаблона выберите один из вариантов:

  • Не требуется — задача считается выполненной сразу после того, как исполнитель отметил её как завершённую;
  • Требуется для всех вопросов — каждая задача по проверке после выполнения должна быть подтверждена ответственным лицом;
  • Настраивается индивидуально по каждому вопросу — необходимость подтверждения задаётся отдельно в настройках конкретных вопросов чек-листа.

Подтверждение задачи используется для дополнительного контроля качества выполнения исправлений и позволяет проверяющему или ответственному сотруднику убедиться, что нарушение действительно устранено.

5.11. Требуется согласование

Активирует последующее согласование проведенной проверки.

Согласование — это промежуточный этап между проведением проверки и получением окончательной оценки аудита.

Подробнее о настройке можно прочитать в статье.

5.12. Разрешить менять параметр «Требуется согласование» вручную

При активации настройки согласование проходит на усмотрение проверяющего. При создании проверки система предложит проверяющему снять или активировать галочку "Требуется согласование".

5.13. Режим расчёта оценки

Выбор режима расчета оценки по шаблону ЧЛ. Подробнее прочитать о каждом режиме можно в статье.

5.14. Скрывать оценку при прохождении

Этот параметр в свойствах шаблона чек-листа позволяет скрывать итоговую оценку проверки для сотрудников, которые проходят её на объекте.

Если параметр включён:

  • сотрудник в мобильном приложении не видит процент или балл проверки;
  • в процессе прохождения отображаются только вопросы чек-листа;
  • это помогает сфокусироваться на соблюдении бизнес-процессов и стандартов, а не на итоговой оценке.

При этом:

  • руководители и менеджеры продолжают видеть полные результаты и оценки в отчётах;
  • ограничение действует только для исполнителей и только в мобильном приложении.

Если параметр выключен, оценка отображается сотруднику во время прохождения проверки в соответствии с выбранным режимом расчёта.

После изменения параметра нажмите «Сохранить изменения», чтобы применить настройку к шаблону чек-листа.

5.15. Прикладывание файлов из галереи при прохождении проверки / задачи по проверке

Можно разрешить или запретить прикладывать файлы из галереи при прохождении проверки или выполнении задачи по проверке. Доступны следующие варианты:

  • Разрешено — пользователи всегда могут прикладывать фотографии из галереи. Проверку или задачу можно выполнить как в web версии, так и в мобильном приложении.
  • Запрещено — пользователи не могут прикладывать фотографии из галереи. Для выполнения проверки или задачи необходимо воспользоваться мобильным приложением. Фотографию можно сделать только напрямую с камеры устройства.
  • Настраивается для БН — можно настроить, каким бизнес-направлениям будет доступно добавление фотографий из галереи, а каким нет. Подробную информацию можно найти в разделе Как настроить запрет на добавление фотографий из галереи для определенных бизнес-направлений?

5.16. Количество дней для выполнения

В этом поле задаётся срок, в течение которого проверка может быть выполнена после наступления плановой даты проверки.

Укажите количество дней с помощью кнопок «–» и «+» или введите значение вручную.
Отсчёт начинается от плановой даты проверки, указанной в системе.

Если по истечении заданного количества дней проверка не была начата или завершена, выполнить её станет невозможно — проверка будет автоматически недоступна для исполнения. Даже в офлайн-режиме сотрудник не сможет «обойти» правило и заполнить проверку задним числом — система учитывает ограничения локально.

5.17. Генерация итогов по проверке

Данная настройка определяет, как именно будут формироваться итоги проверки после её завершения.

В поле «Генерация итогов по проверке» выберите один из доступных вариантов:

Отключена
Итоги проверки не формируются автоматически. Проверка будет доступна только в виде ответов на вопросы без отдельного итогового блока.

Только текст
По результатам проверки автоматически формируется текстовый итог.
Используется для краткого резюме проверки без визуальных материалов.

Текст и фото
Формируется расширенный итог проверки, включающий:

  • текстовое описание результатов;
  • фотографии, добавленные в ходе проверки.

Этот вариант рекомендуется использовать, если важно наглядно фиксировать состояние объекта и подтверждать результаты визуальными материалами.

После выбора нужного варианта нажмите «Сохранить изменения», чтобы формат генерации итогов применялся ко всем проверкам по данному шаблону.

5.18. «Одна проверка на всех проверяющих в одном объекте»

Данная настройка позволяет назначать одну проверку сразу нескольким исполнителям.

При включении параметра проверка отображается у всех назначенных сотрудников как доступная к выполнению.
Как только любой из исполнителей берёт проверку в работу, она автоматически исчезает из списков остальных.

Таким образом:

  • проверка не дублируется между сотрудниками;
  • у проверки всегда остаётся один активный исполнитель;
  • остальные проверяющие освобождаются от необходимости выполнять ту же самую проверку.

Настройка удобна в случаях, когда несколько сотрудников могут выполнить проверку, но фактически должен работать только один — например, при сменном графике или распределённой ответственности.

Если параметр не включён, проверка будет назначаться каждому исполнителю отдельно.

5.19. Допустимый временной интервал заполнения

Эта настройка позволяет строго контролировать время, в которое проверка может быть начата и завершена.
Она используется, когда важно, чтобы проверки выполнялись только в разрешённые часы — например, во время работы объекта или с допустимым отклонением от графика.

Настройка задаётся в шаблоне чек-листа и применяется ко всем проверкам, созданным по этому шаблону.

Зачем это нужно

  • исключить выполнение проверок в нерабочее время;
  • обеспечить сопоставимость результатов (все проверки проходят в одинаковых условиях);
  • контролировать дисциплину выполнения проверок;
  • учитывать разные графики работы объектов.

При прохождении проверки система автоматически фиксирует, уложился ли сотрудник в разрешённый временной интервал.
Если проверка была начата или завершена вне установленного окна, это отображается в итогах проверки.

Логика работает как для круглосуточных объектов, так и для объектов с расписанием.

Варианты настройки

В поле «Допустимый временной интервал заполнения» доступны три варианта:

1. Не установлен

Ограничения по времени отсутствуют. Проверку можно начать и завершить в любое время.

2. Фиксированные часы

Можно вручную указать конкретное время:

  • Заполнять с — время, не раньше которого можно начать проверку;
  • Заполнять до — время, не позже которого проверка должна быть завершена.

Этот вариант подходит, если для всех объектов действует одинаковый временной интервал.

3. С привязкой к графику

Самый гибкий вариант, позволяющий учитывать график работы конкретного объекта.

Настройки выполняются отдельно для начала и окончания проверки:

Поля настройки

Заполнять с

  • Интервал — выберите интервал из графика работы (например, «Рабочее время»);
  • Привязка — «Время начала интервала»;
  • Сдвиг в минутах — отрицательное или положительное значение.

Заполнять до

  • Интервал — тот же или другой интервал графика;
  • Привязка — «Время окончания интервала»;
  • Сдвиг в минутах — значение в минутах.

Пример настройки

Проверку можно:

  • начать за 30 минут до открытия;
  • закончить не позже чем через 60 минут после закрытия.

Настройки будут выглядеть так:

Заполнять с

  • Интервал: «Рабочее время»
  • Привязка: «Время начала интервала»
  • Сдвиг: –30 минут

Заполнять до

  • Интервал: «Рабочее время»
  • Привязка: «Время окончания интервала»
  • Сдвиг: +60 минут

Если магазин работает с 09:00 до 18:00, проверка будет доступна:

  • с 08:30
  • до 19:00

Что означают параметры

Время начала интервала — время, с которого начинается выбранный интервал (например, «Рабочее время» начинается в 09:00).

Время окончания интервала — время завершения интервала (например, «Рабочее время» заканчивается в 18:00).

Сдвиг в минутах — дополнительное смещение относительно начала или конца интервала:

  • отрицательное значение — раньше (–30 = за 30 минут до);
  • положительное значение — позже (+60 = через 60 минут после).

Важно знать про интервалы

Интервалы создаются администраторами в разделе:
Администрирование → Справочники → График работы.

В справочнике указываются только названия интервалов (например: «Утро», «Рабочее время», «Обед», «Вечер»).
Конкретные часы начала и окончания интервалов настраиваются в карточке объекта.

Это позволяет использовать один шаблон чек-листа для объектов с разным графиком работы.

Пример:

  • Магазин А: «Утро» = 09:00–12:00
  • Магазин Б: «Утро» = 07:00–12:00

Также можно задавать разные интервалы по дням недели (например, в воскресенье — с 09:00, в будни — с 08:00).

6. Назначить группу получателей

Для начала работы с шаблоном чек-листа его необходимо назначить группе пользователей или бизнес-направлениям, которые будут его использовать при проверке.

Настройка назначения шаблона чек-листа находится в блоке меню «Шаблоны чек-листов» на вкладке «Назначить группу получателей». Открывается при нажатии на строку таблицы с нужным шаблоном чек-листа.



7. Параметры отправки уведомлений

В этом разделе настраивается, кто и каким способом будет получать уведомления и отчёты по проверкам, созданным по данному шаблону чек-листа.

В верхней части раздела расположены кнопки выбора каналов уведомлений. Они позволяют указать, каким способом отправлять уведомления:

  • push-уведомление в мобильное приложение;
  • письмо на электронную почту.

Для проверяющего можно включить уведомление о назначении проверки.
Для исполнителя — уведомление о создании маршрутизированной задачи.
Кнопки отражают именно способ доставки уведомлений, а не сам факт отправки.

Ниже настраиваются отчёты и email-уведомления с результатами проверки. Получателями таких уведомлений могут быть:

  • проверяющий;
  • руководитель объекта;
  • руководитель дивизиона;
  • руководитель региона;
  • email объекта;
  • конкретные пользователи;
  • группы пользователей и бизнес-направления.

Для каждого получателя можно отдельно указать:

  • что отправлять — только нарушения или все вопросы проверки;
  • на каком этапе отправлять отчёт:
    • при проведении проверки;
    • при устранении нарушений;
  • формат вложений:
    • PDF;
    • Excel;
  • нужно ли отображать приложения (фото и файлы) в Excel-отчёте.

Чтобы добавить новое правило уведомления, нажмите кнопку «Добавить уведомление».
В появившейся строке выберите:

  • уровень (например, компания, регион, объект);
  • бизнес-направление;
  • при необходимости — конкретных пользователей.

После этого настройте параметры отправки отчёта для выбранного получателя.
Если правило больше не нужно, удалите его с помощью кнопки с иконкой корзины справа от строки.

Такая настройка позволяет гибко управлять уведомлениями: одни получатели могут видеть полный отчёт, другие — только нарушения, а способы доставки и форматы файлов подбираются под каждую роль отдельно.

Изменения вступают в силу после нажатия «Сохранить изменения».