Категории

Как добавить задачу

Кто может создавать задачи

Создать задачу может любой пользователь бизнес-направления, для которого доступно создание задач.

Этот параметр настраивает администратор системы во вкладке Бизнес-направления раздела Администрирование.

  1. Выберите бизнес-направление и активируйте параметр Может ставить задачи. Также можно указать, на какие именно бизнес-направления сможет ставить задачи выбранное бизнес-направление.
  2. Нажмите Сохранить изменения, чтобы они вступили в силу.

mceclip0.png

По умолчанию задачу можно ставить только на пользователя с уровнем ниже, чем автор задачи:

Автор задачи Кто может стать исполнителем
Администратор Компания, Дивизион, Регион, Магазин, Пользователь
Компания Дивизион, Регион, Магазин, Пользователь
Дивизион Регион, Магазин, Пользователь
Регион Магазин, Пользователь
Магазин Пользователь
Пользователь

Чтобы любой пользователь мог ставить задачу на пользователя любого уровня, зайдите во вкладку Задачи в разделе Настройки / Параметры и выберите Нет в пункте Задачи можно ставить только на подчиненных. Возможность изменять эту настройку доступна только администратору системы.

Активация данного параметра коррелирует с настройками бизнес-направления. Даже если вы сняли запрет на постановку задач только на подчиненных, то сможете поставить задачи только на пользователей, принадлежащих разрешенному в настройках бизнес-направлению.

Как создать задачу

Для создания новой задачи перейдите во вкладку Список задач раздела Задачи и нажмите кнопку Добавить задачу.


1. Заполните общую информацию по задаче

В открывшейся справа панели заполните следующие поля:


2. Выберите исполнителей

2.1. Пользователь

Если в качестве исполнителя будет выбран Пользователь, то отобразятся все пользователи, которые могут исполнять эту задачу. При этом вы можете ограничить круг доступных пользователей, указав конкретное бизнес-направление или выбрав определенный уровень пользователя. Также можно найти пользователей по ФИО, e-mail, должности или объекту (названию магазина).

Вы можете выбрать как всех пользователей указанного уровня или бизнес-направления, отметив галочкой поле Доступные пользователи, так и конкретных пользователей. Все выбранные пользователи будут указаны в поле снизу.

При выборе исполнителя во вкладке Пользователи задача ставится только на пользователя, без привязки к какому-либо объекту.

2.2. Магазин

Если выбирать исполнителя из вкладки Магазин, то отобразятся все организационные единицы, где есть доступные исполнители. По умолчанию выбрано бизнес-направление Директора, при этом вы можете расширить круг доступных исполнителей, добавив другие бизнес-направления. Также можно найти исполнителей по ФИО, e-mail, должности или объекту (названию магазина).

Возможно выбрать как все объекты региона или дивизиона, так и конкретного исполнителя, принадлежащего к конкретному объекту. Если исполнитель закреплен за несколькими магазинами, то он отобразится в каждом из магазинов.

При выборе исполнителя во вкладке Магазин задача ставится на пользователя с привязкой к выбранным объектам.

2.3. Регион

Если выбирать исполнителя из вкладки Регион, то отобразятся все организационные единицы, в которых есть доступные исполнители соответствующего уровня. По умолчанию выбраны все бизнес-направления, при этом вы можете ограничить круг доступных исполнителей, исключив неактуальные для этой задачи бизнес-направления. Также можно найти исполнителей по ФИО, e-mail, должности или объекту (названию региона) через поисковую строку.

2.4. Дивизион

Если выбирать исполнителя из вкладки Дивизион, то отобразятся все организационные единицы, в которых есть доступные исполнители соответствующего уровня. По умолчанию выбраны все бизнес-направления, при этом вы можете ограничить круг доступных исполнителей, исключив неактуальные для этой задачи бизнес-направления. Также можно найти исполнителей по ФИО, e-mail, должности или объекту (названию дивизиона) через поисковую строку.

2.5. Компания

Если выбирать исполнителя из вкладки Компания, то отобразятся все доступные пользователи этого уровня. По умолчанию выбраны все бизнес-направления, при этом вы можете ограничить круг исполнителей, исключив неактуальные для этой задачи бизнес-направления. Также можно найти исполнителей по ФИО, e-mail или должности.

2.6 На себя

Если выбирать исполнителя из вкладки На себя, то отобразится ваша учётная запись.

Список выбранных исполнителей отображается снизу списка вне зависимости от способа выбора. Цифра рядом с именем исполнителя означает количество объектов, за которыми этот пользователь закреплён. При проверке выбранных исполнителей вы можете исключить любого из них, наведя на него и нажав на крест.

mceclip11.png

Выбор исполнителей задачи возможен только в одной вкладке, то есть нельзя выбрать пользователя во вкладке Магазин, а затем выбрать еще одного пользователя во вкладке Дивизион. Для этого нужно создать еще одну задачу.


3. Выберите наблюдателей

Наблюдателя можно выбрать несколькими способами:

  • Руководитель исполнителя (система покажет всех доступных руководителей исполнителя, вы можете выбрать одного или нескольких руководителей в качестве наблюдающего).
  • По уровню пользователя (вы можете выбрать одного или нескольких пользователей указанного уровня в качестве наблюдающего).
  • По бизнес-направлению (вы можете выбрать одного или нескольких пользователей указанного бизнес-направления в качестве наблюдающего)
  • Через поисковую строку по ФИО, e-mail, должности или объекту.

Вы можете комбинировать фильтры, чтобы выбрать оптимального наблюдателя для задачи.

Выбор наблюдателя не является обязательным.


4. Выберите дополнительные параметры

Выбор дополнительных параметров не является обязательным этапом, тем не менее, эти параметры позволяют более точно настроить задачу в соответствии с ее спецификой.
.
  • Можно установить сроки напоминания о необходимости выполнить задачу.
  • Можно обязать исполнителя ввести комментарий к задаче, в противном случае завершить задачу будет невозможно.
  • Можно обязать исполнителя добавить к задаче необходимый минимум вложений для закрытия задачи.
  • Можно запретить загружать фото из галереи и тем самым исключить возможность добавления неактуальных фотографий при выполнении задачи.
  • Можно сделать обязательным подтверждение задачи: после того, как исполнитель выполнил все условия задачи, результат должны подтвердить автор или наблюдатель. Только после этого задача станет завершенной.
  • Если вам необходимо назначить одну задачу нескольким исполнителям, включите опцию В магазине нужно выполнить только одну задачу. В таком случае все исполнители видят назначенные на них задачу, если один из исполнителей задачу завершит, то задача автоматически завершается для всех.
  • Можно делегировать задачу другому исполнителю. Подробнее можно прочитать в этой статье.


5. Настройте параметры уведомлений

Автор задачи может задать параметры уведомлений всем участникам процесса. Для этого активируйте необходимому пользователю соответствующие иконки, где:
3.jpg Уведомление на почтовый адрес.

2.jpg Push-уведомление.

Затем нажмите кнопку Создать. Задача будет создана и доступна для исполнителя.


Сценарии использования

Вкладка Когда удобнее использовать
На себя 1. Если вы хотите назначить задачу на себя.
Пользователь 1. Если в качестве исполнителя нужно указать одного человека, и вам известны его данные (ФИО/должность/e-mail).
2. Если вы знаете только ФИО, должность, e-mail или магазин: это поможет найти нужного пользователя, если у вас нет всех данных.
3. Если объект не имеет значения для выполнения задачи.
Магазин 1. Если задача относится к конкретному объекту.
2. Если задачу нужно исполнить в нескольких объектах.
3. Если нужно поставить задачу на всех сотрудников региона/дивизиона вне зависимости от их уровня или бизнес-направления.
Регион 1. Если исполнителем должен быть только региональный директор.
2. Если нужно выбрать одного или нескольких региональных директоров в регионе.
3. Если нужно выбрать одного или нескольких региональных директоров в разных бизнес-направлениях.
Дивизион 1. Если исполнителем должен быть только дивизиональный директор.
2. Если нужно выбрать одного или нескольких дивизиональных директоров в дивизионе.
3. Если нужно выбрать одного или нескольких дивизиональных директоров в разных бизнес-направлениях.
Компания 1. Если исполнителем должен быть только пользователь с уровнем Компания.